Expediente del operador DOT: los documentos que revisa la FMCSA
Cada transportista debe tener un expediente de calificación (driver qualification file) por cada operador que emplea, con la solicitud de empleo, los historiales de manejo, la prueba de manejo o su equivalente, la revisión anual y el certificado médico, entre otros documentos que enumera la regla 49 CFR 391.51. El expediente se conserva mientras el operador trabaje en la empresa y tres años después; la investigación de empleos anteriores va en un archivo aparte, de acceso restringido.
Texto de las reglas consultado en el eCFR el 27 de octubre de 2026. Contenido informativo; no es asesoría legal.
Los documentos del expediente
La regla 391.51(a) permite combinar este expediente con el de personal. El expediente debe contener:
| # | Documento | Qué debe contener | Regla |
|---|---|---|---|
| 1 | Solicitud de empleo | Firmada por el operador. Domicilios, accidentes, infracciones y empleadores de los últimos 3 años. Si va a manejar un vehículo que requiere CDL, también sus empleos como operador de los 7 años anteriores. | 391.21 |
| 2 | Historial de manejo (MVR) de preingreso | De cada autoridad que le dio licencia en los últimos 3 años. Se pide y se archiva dentro de los 30 días siguientes al inicio del empleo. | 391.23(a) y (b) |
| 3 | Prueba de manejo o equivalente | El formato firmado de la prueba y el certificado, o la copia de lo que la empresa aceptó como equivalente. | 391.31 y 391.33 |
| 4 | MVR anual | Al menos cada 12 meses, de cada autoridad que le dio licencia en ese periodo. | 391.25(a) |
| 5 | Nota de revisión anual | El nombre de quien revisó el historial y la fecha. | 391.25(c)(2) |
| 6 | Certificado médico | Original o copia legible. Para titulares de CDL, el MVR del sistema CDLIS con su estado médico. | 391.51(b)(6) |
| 7 | Variación médica | Solo si existe: el certificado de evaluación de habilidades (SPE) o el documento de exención médica. | 391.51(b)(7) |
| 8 | Verificación del Registro Nacional | Nota de que el médico examinador está en el Registro Nacional. Hoy aplica a operadores sin CDL; para los de CDL se pidió hasta el 22 de junio de 2025. | 391.23(m) |
Como equivalente de la prueba de manejo, la empresa puede aceptar una CDL válida obtenida con una prueba en un vehículo del mismo tipo (no cubre los endosos de doble o triple remolque ni de tanque) o un certificado de prueba de los últimos 3 años (391.33).
El archivo aparte: la investigación de empleos anteriores
La regla 391.53 pide un archivo de investigación por cada operador nuevo o aspirante. Debe guardarse en un lugar seguro, con acceso solo para quienes deciden la contratación, y la información solo puede usarse para esa decisión. La aseguradora puede consultarlo, excepto los datos de alcohol y drogas.
El archivo incluye:
- La autorización por escrito del operador para pedir su historial de alcohol y drogas.
- Las respuestas de cada empleador regulado por el DOT de los últimos 3 años, o la constancia de los intentos de buena fe, con nombre, domicilio, fecha de contacto e información recibida.
Todo debe quedar archivado dentro de los 30 días siguientes al inicio del empleo. Si el operador no tuvo empleos regulados por el DOT en esos 3 años, se documenta que no fue posible investigar. Desde el 6 de enero de 2023, la información de alcohol y drogas de empleadores regulados por la FMCSA se obtiene en el Clearinghouse (391.23). Las respuestas de empleadores anteriores se conservan mientras dure el empleo y tres años más.
Clearinghouse y prueba de drogas
No forman parte del expediente, pero las reglas también los exigen:
- Consulta previa al empleo. Antes de que el operador desempeñe funciones sensibles para la seguridad, la empresa hace una consulta completa al Clearinghouse con su consentimiento (382.701(a)).
- Consulta anual. Al menos una vez al año, por cada operador sujeto a pruebas. Puede ser una consulta limitada; si aparece información, la consulta completa se hace dentro de las 24 horas siguientes (382.701(b)).
- Registro. Cada consulta y su respuesta se guardan 3 años (382.701(e)).
- Prueba de drogas previa. El operador no puede desempeñar funciones sensibles para la seguridad hasta que la empresa reciba un resultado negativo verificado, salvo las excepciones de la regla (382.301).
Cuánto tiempo guardar cada documento
- Regla general: mientras el operador trabaje en la empresa y tres años después (391.51(c)).
- Se pueden retirar a los tres años de su fecha: los MVR anuales, las notas de revisión anual, los certificados médicos o MVR del CDLIS, las variaciones médicas y las notas del Registro Nacional (391.51(d)).
- Si los guarda en una oficina regional o terminal, debe presentarlos en su oficina principal, o donde indique el agente de la FMCSA, dentro de las 48 horas siguientes a la solicitud, sin contar sábados, domingos ni días festivos federales (390.29).
Operadores con Licencia Federal de Conductor
La FMCSA reconoce la Licencia Federal de Conductor de México como prueba de aptitud médica. El operador mexicano no necesita llevar el certificado médico estadounidense si tiene una licencia válida y si la licencia y su estado médico pueden verificarse por vía electrónica (391.41(a)).
¿Y el requisito de inglés?
Leer y hablar inglés es uno de los requisitos para estar calificado (391.11(b)(2)), pero la regla 391.51 no pide un documento de inglés en el expediente. Ese requisito se evalúa en carretera; lea cómo es la revisión de inglés. La empresa puede llevar registros internos de capacitación, aunque no sustituyen esa evaluación.
Operador Listo prepara a sus operadores para el requisito de inglés con lecciones de audio en español, práctica de entrevista y de señales, y un simulacro. Incluye un expediente en Excel para registrar la capacitación y las evaluaciones internas, que complementa el expediente de calificación, pero no lo sustituye. Vea los planes.
Operador Listo es un producto de Tesla Market Insight, S.A. de C.V. No tiene relación con la FMCSA, el DOT ni la CVSA.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días tengo para pedir el historial de manejo de un operador nuevo?
Treinta días desde que empieza a trabajar. En ese plazo debe pedir el MVR a cada autoridad que le dio licencia en los últimos 3 años y archivarlo en el expediente.
¿El archivo de investigación puede ir junto con el expediente de calificación?
La regla exige que el archivo de investigación se guarde en un lugar seguro, con acceso solo para quienes deciden la contratación. Por eso conviene tenerlo separado del expediente de calificación, que sí puede combinarse con el de personal.
¿Cada cuánto se renueva el certificado médico?
El operador debe examinarse al menos cada 24 meses (391.45). El plazo baja a 12 meses en ciertos casos, como los operadores con diabetes tratada con insulina, los que usan el estándar alterno de visión o los de zonas urbanas exentas.
¿Qué hago si un empleador anterior no responde?
Documente sus intentos de buena fe. La regla indica que conviene reportar a la FMCSA al empleador que no responda y guardar copia del reporte en el archivo de investigación.
¿Debo guardar una constancia de inglés en el expediente?
La regla 391.51 no la incluye entre los documentos del expediente. El inglés se evalúa en carretera, aunque la empresa puede llevar sus propios registros de capacitación.
Fuentes
- 49 CFR 391.51, General requirements for driver qualification files.
- 49 CFR 391.21, Application for employment.
- 49 CFR 391.23, Investigation and inquiries.
- 49 CFR 391.25, Annual inquiry and review of driving record.
- 49 CFR 391.31, Road test, y 391.33, Equivalent of road test.
- 49 CFR 391.41, Physical qualifications for drivers, y 391.45, Persons who must be medically examined and certified.
- 49 CFR 391.53, Driver investigation history file.
- 49 CFR 391.11, General qualifications of drivers.
- 49 CFR 382.301, Pre-employment testing, y 382.701, Drug and Alcohol Clearinghouse.
- 49 CFR 390.29, Location of records or documents.